Por qué cambiamos Power BI por Metabase, y lo que aprendimos el día del lanzamiento
Los informes de un despacho de abogados dejaban de actualizarse sin avisar, y nadie sabía si los números de la pantalla eran de hoy o de la semana pasada. Así lo arreglamos, y así estuvo a punto de salirnos mal el primer día.
Demasiados pasos
Para que un dato llegara a un informe, tenía que pasar por cuatro sitios:
- El programa donde el despacho gestiona sus casos.
- Una base de datos donde se guardaba una copia.
- Una hoja de cálculo de Google.
- Power BI, la herramienta que dibujaba los gráficos.
Cada paso podía fallar, y el tercero fallaba a menudo: la conexión con Google caducaba cada pocos días. Cuando pasaba, los informes se quedaban congelados y nadie se enteraba. Además, para añadir una pregunta nueva había que tocar los cuatro pasos.
Quitamos dos pasos
Pusimos Metabase, un programa gratuito para crear paneles de gráficos, leyendo directamente de la base de datos. El camino quedó en tres puntos: el programa del despacho, la base de datos y los gráficos.
Lo instalamos en un servidor que el despacho ya pagaba, así que no hubo cuota nueva. Metabase puede leer los datos, pero no cambiarlos ni borrarlos. Y el sistema antiguo quedó apagado pero guardado: volver atrás llevaba media hora.
El primer día salió mal
Lo habíamos probado todo con nuestra cuenta de administrador, que puede verlo todo. Cuando entró la primera persona del equipo, todos los gráficos mostraban el mismo mensaje: «no tienes permiso para ver esto».
Imagina que te dan la llave de una sala en la que cada cuadro de la pared tiene su propio candado. Eso pasaba: el equipo podía abrir los paneles, pero no los datos de cada gráfico. Les dimos permiso de solo lectura a esos datos y lo resolvimos ese mismo día.
Hubo un par de tropiezos menores más, y no habríamos visto ninguno sin probar con un usuario real.
El resultado
El equipo pasó a tener seis paneles siempre al día, con filtros para buscar por su cuenta. Si pulsan un número, ven qué casos hay detrás sin pedírselo a nadie.
Con los datos por fin a la vista, apareció un problema que llevaba tiempo ahí: el número de casos abiertos estaba inflado casi un 63 %, porque el sistema creaba un caso por cada primera consulta, aunque luego no se contratara nada. Los marcamos para que no cuenten, sin borrar nada.
Tres ideas para cualquier negocio
- Cada vez que un dato se copia de un sitio a otro, algo puede romperse. A veces mejora más quitar un paso que comprar otra herramienta.
- Prueba las cosas como las va a usar tu equipo. Si solo las pruebas tú, con acceso a todo, no verás los problemas que verán ellos.
- Los primeros números saldrán raros. Suele ser la primera vez que alguien los mira con atención.
¿Tus informes dependen de copiar datos a mano o de conexiones que se caen? Cuéntanoslo.