Recortamos la IA a cuatro tareas concretas, y después decidimos apagarla
Un despacho de abogados nos encargó «IA para la productividad del equipo». Lo convertimos en cuatro tareas concretas, cada una con una persona que aprobaba el resultado. Un mes después, su programa de gestión lanzó su propia IA y cerramos el proyecto. Creemos que acertamos las dos veces.
Primero, bajar el encargo a tareas
«IA para la productividad» puede ser un chat, un buscador o un asistente que redacta, y con un encargo así no hay forma de saber cuándo está terminado ni si funciona. Así que preguntamos qué trabajo hacía el equipo a mano cada semana, y nos quedamos con cuatro tareas:
- Completar el histórico: rellenar los datos que faltaban en expedientes antiguos. El resultado quedaba como borrador hasta que alguien lo aprobaba.
- Rellenar campos: sacar los datos de cada nueva consulta y proponerlos en los campos del expediente, también con aprobación antes de guardar nada.
- Resúmenes: una hoja antes de cada consulta, para sustituir entre diez y veinte minutos de lectura por uno. Era el objetivo de diseño; no llegamos a medirlo.
- Control de datos: detectar clientes que vuelven, duplicados y posibles conflictos, y dejar registro de todo.
Lo que dejamos fuera
Descartamos el chat, el «pregúntale lo que quieras a tus datos», una pantalla para entrenar el modelo, ajustar modelos propios y un quinto pilar de redacción bilingüe. Lo principal de todo eso ya lo cubría el programa del despacho. Calculamos que el recorte nos ahorró unas sesenta horas de construcción.
Qué pasó con cada tarea
Rellenar campos fue la única que llegó a usar el equipo. Superó las pruebas: ocho de ocho campos del expediente y cuatro de cuatro del contacto. Meses después descubrimos que el botón de aprobar llevaba tiempo fallando sin que nadie lo notara, porque el proceso que lo atendía se había desactivado. Retiramos el botón y las sugerencias siguieron funcionando.
Completar el histórico nos dio una lección de costes. En el ordenador del despacho habría tardado unas nueve horas para unos 3.400 expedientes; en un servidor alquilado, sobre texto anonimizado, calculábamos alrededor de un dólar por pasada. Lo probamos con 47 expedientes, pero nunca con el archivo completo, porque antes había que firmar el contrato de privacidad con el proveedor.
Resúmenes y control de datos se quedaron en diseño. Del segundo salieron dos piezas: la opción de excluir a un cliente de cualquier uso de IA y un interruptor para encender o apagar cada función.
Por el camino cambiamos tres veces de proveedor de IA en un mes, siempre por privacidad: uno no garantizaba que no se quedara con los datos y otro no nos dio la capacidad que pedíamos. Con datos de clientes de un despacho, eso pesa más que cualquier comparación técnica.
Por qué lo apagamos
A principios de junio, el programa de gestión del despacho lanzó su propia IA. Hacía buena parte de lo que habíamos planeado, dentro de la herramienta que el equipo ya usaba y con los contratos ya firmados. Seguir con lo nuestro habría supuesto mantener dos sistemas para lo mismo, así que cerramos el proyecto y ayudamos al despacho a pasarse a la opción del programa.
No tenemos cifras de uso ni de tiempo ahorrado.
Lo que aplicaríamos en cualquier negocio
- Si no puedes nombrar la tarea y quién revisa el resultado, todavía no hay proyecto de IA.
- Antes de construir, mira qué tiene previsto el programa que ya pagas. Puede que en tres meses lo haga él.
- Con datos sensibles, decide primero quién puede tratarlos y compara después.
- Revisa lo que ya está en marcha. Una función que nadie mira puede pasarse meses rota.
- Si tu programa ya hace lo mismo que lo tuyo, cierra lo tuyo y ahórrate mantenerlo.
¿Te están vendiendo IA y no sabes si la necesitas? Escríbenos y lo bajamos a tareas concretas, aunque la respuesta sea que no.